1. Vì sao doanh nghiệp logistics ngày càng hướng tới áp dụng ISO 22301?

Logistics là một trong những ngành có mức độ phụ thuộc cao vào tính liên tục của hoạt động. Chỉ một sự cố xảy ra tại kho hàng, trung tâm phân phối, hệ thống công nghệ thông tin, phương tiện vận tải hoặc chuỗi cung ứng cũng có thể tạo ra hiệu ứng dây chuyền, ảnh hưởng đến nhiều khách hàng và đối tác.

Trong thực tế, doanh nghiệp logistics phải đối mặt với nhiều rủi ro như thiên tai, hỏa hoạn, mất điện, sự cố phương tiện, thiếu hụt nhân sự, lỗi hệ thống công nghệ thông tin, tấn công mạng, gián đoạn nhà cung cấp, ùn tắc giao thông, thay đổi chính sách hoặc những biến động bất thường của thị trường.

ISO cho biết các mối đe dọa đối với hoạt động kinh doanh có thể bao gồm thiên tai, cháy, các vấn đề trong chuỗi cung ứng, tấn công mạng và sự cố công nghệ thông tin. Việc chuẩn bị trước cách thức ứng phó giúp tổ chức phản ứng hiệu quả hơn và phục hồi nhanh hơn khi sự cố xảy ra.

Đối với doanh nghiệp logistics, vấn đề không chỉ nằm ở việc “có xảy ra sự cố hay không”, mà cần nhận diện được các sự cố và có phương án xử lý như:

• Doanh nghiệp có xác định được những hoạt động quan trọng nhất hay không?
• Nếu hệ thống CNTT ngừng hoạt động, doanh nghiệp có thể tiếp tục xử lý đơn hàng không?
• Nếu một kho hàng gặp sự cố, hàng hóa sẽ được chuyển sang đâu?
• Nếu một nhà cung cấp hoặc đối tác vận tải bị gián đoạn, doanh nghiệp có phương án thay thế không?
• Nếu xảy ra sự cố nghiêm trọng, ai là người ra quyết định?
• Doanh nghiệp cần bao lâu để khôi phục hoạt động?
• Khách hàng sẽ được thông báo như thế nào?,…

Đây chính là lý do ISO 22301 ngày càng được doanh nghiệp logistics quan tâm.

Thay vì chỉ xử lý sự cố sau khi xảy ra, ISO 22301 hướng doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý có tính chủ động, giúp nhận diện rủi ro, chuẩn bị phương án ứng phó, duy trì các hoạt động quan trọng và phục hồi sau gián đoạn.

Đặc biệt, khi khách hàng ngày càng yêu cầu cao về khả năng cung cấp dịch vụ ổn định, việc sở hữu chứng nhận ISO 22301 có thể trở thành một yếu tố giúp doanh nghiệp logistics nâng cao uy tín và chứng minh năng lực quản trị rủi ro.

2. ISO 22301 là gì?

ISO 22301 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục – Business Continuity Management System (BCMS).

Phiên bản đang được công bố là ISO 22301:2019 – Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements. Tiêu chuẩn đưa ra khuôn khổ để doanh nghiệp hoạch định, thiết lập, triển khai, vận hành, giám sát, xem xét, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý kinh doanh liên tục.

Mục tiêu cốt lõi của ISO 22301 là giúp tổ chức có khả năng:

Nhận diện rủi ro; chuẩn bị phương án ứng phó; duy trì hoạt động quan trọng; phục hồi và cải tiến.

Điểm quan trọng của ISO 22301 là tiêu chuẩn không chỉ yêu cầu doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch ứng phó sự cố trên giấy. Hệ thống phải được triển khai, kiểm tra, đánh giá và cải tiến để đảm bảo khả năng thực tế của doanh nghiệp khi xảy ra gián đoạn.

ISO cũng xác định ISO 22301 có thể áp dụng cho các tổ chức thuộc mọi quy mô, loại hình và lĩnh vực hoạt động.

ISO 22301 có phù hợp với doanh nghiệp logistics không?

Câu trả lời là có.

Đặc thù của logistics khiến khả năng duy trì hoạt động liên tục trở thành một yếu tố đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp có thể vận hành nhiều mắt xích đồng thời như:

• Vận tải đường bộ, đường biển, đường hàng không;
• Kho bãi và trung tâm phân phối;
• Dịch vụ giao nhận;
• Quản lý đơn hàng;
• Quản lý hàng tồn kho;
• Khai báo hải quan;
• Quản lý phương tiện;
• Hệ thống quản lý kho WMS;
• Hệ thống quản lý vận tải TMS;
• Phần mềm ERP;
• Dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL);
• Chuỗi cung ứng và mạng lưới nhà cung cấp.

Khi một mắt xích quan trọng bị gián đoạn, những mắt xích còn lại cũng có thể bị ảnh hưởng.

Do đó, ISO 22301 giúp doanh nghiệp tiếp cận vấn đề theo góc độ tổng thể thay vì chỉ xử lý từng sự cố riêng lẻ.

3. ISO 22301 mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp logistics?

3.1. Nâng cao khả năng duy trì hoạt động khi xảy ra sự cố

Một trong những lợi ích lớn nhất của ISO 22301 là giúp doanh nghiệp xác định những hoạt động cần được ưu tiên duy trì trong thời gian xảy ra gián đoạn.

Đối với logistics, đó có thể là hoạt động tiếp nhận đơn hàng, vận chuyển, quản lý kho, giao hàng, xử lý chứng từ hoặc duy trì hệ thống CNTT.

Doanh nghiệp từ đó xây dựng phương án để các hoạt động quan trọng có thể tiếp tục ở mức năng lực được xác định trước trong thời gian xảy ra sự cố.

ISO mô tả mục tiêu của hệ thống quản lý kinh doanh liên tục là giúp tổ chức tiếp tục cung cấp sản phẩm và dịch vụ ở năng lực được xác định trước trong thời gian xảy ra gián đoạn.

3.2. Giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động

Trong logistics, thời gian thường gắn trực tiếp với chi phí.

Một trung tâm phân phối ngừng hoạt động vài giờ có thể gây chậm đơn hàng; nếu kéo dài nhiều ngày, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với hàng loạt khiếu nại, chi phí phát sinh và nguy cơ mất khách hàng.

ISO 22301 giúp doanh nghiệp xác định các phương án ứng phó và phục hồi phù hợp, qua đó hướng tới giảm thiểu tác động của sự cố và rút ngắn thời gian phục hồi.

3.3. Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng tốt hơn

Logistics không thể tách rời khỏi chuỗi cung ứng.

Doanh nghiệp thường phụ thuộc vào nhà vận chuyển, hãng tàu, hãng hàng không, nhà cung cấp nhiên liệu, kho thuê ngoài, đơn vị công nghệ, đối tác hải quan và nhiều bên liên quan khác.

ISO/TS 22318:2021 cung cấp hướng dẫn về việc mở rộng các nguyên tắc của ISO 22301 và ISO 22313 vào quản lý quan hệ với nhà cung cấp, nhằm nâng cao khả năng duy trì liên tục của chuỗi cung ứng.

Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp logistics có mạng lưới đối tác lớn.

3.4. Tăng niềm tin của khách hàng và đối tác

Khách hàng thuê dịch vụ logistics không chỉ quan tâm đến giá mà còn quan tâm đến khả năng doanh nghiệp duy trì dịch vụ khi xảy ra biến động.

Một doanh nghiệp có hệ thống quản lý kinh doanh liên tục được chứng nhận theo ISO 22301 có thể sử dụng kết quả này như một bằng chứng về năng lực quản trị rủi ro và khả năng phục hồi của tổ chức.

BSI cũng xác định một trong những lợi ích của ISO 22301 là giúp doanh nghiệp chứng minh khả năng phục hồi với khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời củng cố các mối quan hệ trong chuỗi cung ứng.

3.5. Tăng khả năng phối hợp khi khủng hoảng xảy ra

Khi sự cố xảy ra, vấn đề thường không chỉ nằm ở bản thân sự cố mà còn ở việc ai làm gì, làm khi nào và phối hợp với ai.

ISO 22301 giúp doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn, phương thức thông tin liên lạc và các phương án ứng phó.

Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tình trạng xử lý bị động hoặc phụ thuộc vào một vài cá nhân.

4. Đối tượng nào nên áp dụng ISO 22301?

ISO 22301 được thiết kế để áp dụng cho mọi loại hình và quy mô tổ chức, không giới hạn riêng trong ngành logistics.

Tuy nhiên, tiêu chuẩn đặc biệt có giá trị đối với những doanh nghiệp có mức độ phụ thuộc cao vào tính liên tục của hoạt động.

Trong ngành logistics, các đối tượng có thể cân nhắc áp dụng gồm:

• Doanh nghiệp vận tải;
• Công ty logistics;
• Doanh nghiệp giao nhận quốc tế;
• Công ty 3PL, 4PL;
• Doanh nghiệp khai thác kho bãi;
• Trung tâm phân phối;
• Doanh nghiệp chuyển phát;
• Công ty cung cấp dịch vụ fulfillment;
• Doanh nghiệp vận tải đa phương thức;
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics cho thương mại điện tử;
• Doanh nghiệp có chuỗi cung ứng và mạng lưới nhà cung cấp phức tạp.

Đặc biệt, những doanh nghiệp đang cung cấp dịch vụ cho khách hàng quốc tế hoặc tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu có thể xem ISO 22301 như một công cụ để nâng cao năng lực quản trị và khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

5. Quy trình áp dụng và chứng nhận ISO 22301

Để xây dựng hệ thống quản lý kinh doanh liên tục theo ISO 22301, doanh nghiệp logistics có thể triển khai theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định bối cảnh và phạm vi áp dụng

Doanh nghiệp cần xác định phạm vi của hệ thống ISO 22301.

Ví dụ, phạm vi có thể bao gồm hoạt động vận tải, kho bãi, giao nhận, trung tâm phân phối hoặc một đơn vị cụ thể.

Doanh nghiệp đồng thời xác định các bên liên quan, yêu cầu của khách hàng và các yếu tố bên trong, bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng duy trì hoạt động.

Bước 2: Nhận diện và đánh giá rủi ro

Doanh nghiệp cần xác định những nguy cơ có thể gây gián đoạn hoạt động.

Đối với logistics, có thể bao gồm:

• Cháy nổ kho;
• Thiên tai;
• Mất điện;
• Hỏng phương tiện;
• Đứt kết nối mạng;
• Sự cố phần mềm;
• Tấn công mạng;
• Thiếu nhân sự;
• Gián đoạn nhà cung cấp;
• Sự cố tại đối tác vận tải;
• Gián đoạn giao thông;
• Sự cố tại cảng hoặc sân bay.

Bước 3: Thực hiện phân tích tác động kinh doanh – BIA

Business Impact Analysis (BIA) là một nội dung quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh liên tục.

Doanh nghiệp cần xác định những hoạt động quan trọng, mức độ ảnh hưởng khi hoạt động bị gián đoạn và thời gian phục hồi cần thiết.

Đối với logistics, BIA có thể giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: Nếu hoạt động này ngừng 1 giờ, 4 giờ, 24 giờ hoặc 72 giờ thì doanh nghiệp sẽ chịu tác động như thế nào?

ISO hiện cũng có tài liệu hướng dẫn riêng về Business Impact Analysis là ISO/TS 22317:2021.

Bước 4: Xây dựng chiến lược và phương án kinh doanh liên tục

Sau khi xác định các rủi ro và tác động, doanh nghiệp cần xây dựng phương án duy trì hoạt động.

Ví dụ:

• Địa điểm kho dự phòng;
• Nhà cung cấp vận tải thay thế;
• Hệ thống CNTT dự phòng;
• Phương án sao lưu dữ liệu;
• Nhân sự thay thế;
• Phương án liên lạc khẩn cấp;
• Phương án xử lý đơn hàng khi hệ thống gặp sự cố;
• Phương án chuyển hướng hàng hóa;
• Quy trình phục hồi hoạt động.

Bước 5: Đào tạo và diễn tập

Một hệ thống ISO 22301 hiệu quả không thể chỉ tồn tại dưới dạng tài liệu.

Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên và thực hiện các hoạt động kiểm tra, diễn tập để đánh giá khả năng thực hiện phương án khi có sự cố.

Qua diễn tập, doanh nghiệp có thể phát hiện những điểm yếu và cập nhật phương án trước khi sự cố thực tế xảy ra.

Bước 6: Đánh giá nội bộ

Doanh nghiệp tiến hành đánh giá nội bộ để xác định mức độ phù hợp và hiệu lực của hệ thống.

Các điểm không phù hợp hoặc cơ hội cải tiến cần được ghi nhận và xử lý.

Bước 7: Xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo doanh nghiệp xem xét kết quả vận hành hệ thống, tình trạng rủi ro, kết quả diễn tập, đánh giá nội bộ và các vấn đề cần cải tiến.

Đây là bước quan trọng để đảm bảo ISO 22301 trở thành một phần trong hoạt động quản trị doanh nghiệp thay vì chỉ là một bộ hồ sơ chứng nhận.

Bước 8: Đánh giá chứng nhận ISO 22301

Sau khi hệ thống được xây dựng và vận hành phù hợp, doanh nghiệp có thể đăng ký đánh giá chứng nhận với tổ chức chứng nhận có năng lực phù hợp.

Quá trình đánh giá chứng nhận thường bao gồm đánh giá hồ sơ/hệ thống và đánh giá việc triển khai thực tế tại doanh nghiệp.

Nếu đáp ứng các yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận ISO 22301 theo phạm vi đã đăng ký.

Sau chứng nhận, hệ thống tiếp tục được duy trì, giám sát và cải tiến.

6. Doanh nghiệp logistics nên chuẩn bị gì để áp dụng ISO 22301?

Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước một số yếu tố quan trọng:

Thứ nhất, cam kết của lãnh đạo. ISO 22301 liên quan đến nhiều phòng ban nên không nên giao hoàn toàn cho một cá nhân.

Thứ hai, thành lập nhóm triển khai. Có thể bao gồm đại diện ban lãnh đạo, vận hành, kho, vận tải, CNTT, nhân sự, pháp chế và các bộ phận liên quan.

Thứ ba, xác định hoạt động quan trọng. Không phải mọi hoạt động đều có mức độ ưu tiên giống nhau. Doanh nghiệp cần xác định những hoạt động phải được duy trì trước.

Thứ tư, xây dựng phương án thực tế. Kế hoạch phải có khả năng triển khai trong điều kiện khẩn cấp, không chỉ đáp ứng yêu cầu hồ sơ.

Thứ năm, thường xuyên diễn tập và cải tiến. Các rủi ro của doanh nghiệp logistics có thể thay đổi theo thị trường, công nghệ và chuỗi cung ứng.

7. ISO 22301 – Xu hướng quản trị mới của doanh nghiệp logistics

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, doanh nghiệp logistics không thể chỉ cạnh tranh bằng giá hoặc tốc độ giao hàng. Khả năng duy trì hoạt động và phục hồi trước gián đoạn đang trở thành một yếu tố quan trọng trong năng lực cạnh tranh.

ISO 22301 cung cấp cho doanh nghiệp một khuôn khổ có hệ thống để chuẩn bị, ứng phó và phục hồi trước các sự cố gián đoạn. ISO nhấn mạnh các lợi ích như nâng cao khả năng phục hồi, cải thiện quản lý rủi ro, tăng tính hệ thống trong ứng phó khủng hoảng và củng cố niềm tin của các bên liên quan.

Đáng chú ý, tính đến năm 2026, ISO 22301:2019 vẫn là phiên bản tiêu chuẩn được công bố, kèm Amendment 1:2024 về các thay đổi liên quan đến hành động khí hậu. Đồng thời, ISO đang phát triển ISO/CD 22301 phiên bản 3, dự kiến thay thế ISO 22301:2019 trong tương lai; đây hiện vẫn là bản dự thảo đang được xây dựng, chưa phải phiên bản tiêu chuẩn chính thức để doanh nghiệp áp dụng thay thế.

Vì vậy, các doanh nghiệp logistics đang có kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý kinh doanh liên tục nên chủ động theo dõi quá trình cập nhật tiêu chuẩn và xây dựng hệ thống theo hướng có khả năng thích ứng với những thay đổi trong tương lai.

ISO 22301 cho doanh nghiệp logistics không đơn thuần là một chứng nhận quốc tế mà còn là một phương pháp quản trị giúp doanh nghiệp chủ động trước những rủi ro có thể làm gián đoạn hoạt động.

Khi áp dụng đúng, ISO 22301 giúp doanh nghiệp nhận diện các hoạt động quan trọng, đánh giá tác động của gián đoạn, xây dựng phương án ứng phó, nâng cao khả năng phục hồi và củng cố niềm tin của khách hàng, đối tác.

Đặc biệt với doanh nghiệp logistics – nơi hoạt động vận tải, kho bãi, công nghệ thông tin và chuỗi cung ứng có sự liên kết chặt chẽ – việc xây dựng hệ thống quản lý kinh doanh liên tục có thể trở thành một lợi thế quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh nhiều biến động.

Quý công ty có nhu cầu đánh giá chứng nhận ISO 22301 Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục hãy liên hệ với Viện Chất lượng ISSQ theo hotline: 0981851111 hoặc vienchatluong@issq.org.vn | tcvn@issq.org.vn để được hỗ trợ thủ tục.