Ứng dụng ISO hành chính điện tử trong tổ chức doanh nghiệp

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý hệ thống các quy trình ISO và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ cần thiết cho các cơ quan, đơn vị hành chính là ISO hành chính điện tử.
Ưu điểm ISO điện tử này được xây dựng mặc định trong hệ thống gồm: Quy trình công việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng phân đoạn công việc; các biểu mẫu được kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa một cách nhất quán. Tiến trình phân đoạn công việc sẽ tự động được ghi nhận và kết xuất ra dưới hình thức biểu mẫu hoặc bảng biểu tổng hợp. Tại bất cứ thời điểm nào, vị trí nào, khi được người phân quyền là có thể tra cứu hoặc tổng hợp thông tin chi tiết đa chiều với những dữ kiện khác nhau. Điều đó giúp công nhân viên nắm được khối lượng và thời gian thực hiện công việc, các nhà lãnh đạo các cấp nắm được kết quả thực hiện chi tiết đến từng công nhân viên, từng phòng ban/bộ phận và cả bộ máy thuộc thẩm quyền quản lý của mình. 
Khắc phục hoàn toàn các khuyết điểm của ISO thủ công (bản giấy), ISO điện tử rất dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy trình và biểu mẫu nhằm đáp ứng biến động thực tế có thể truy vết các biểu mẫu khi bi thay đổi. Khi có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu mới được thực hiện hoàn toàn một cách tự động. Với ISO điện tử, việc công bố thông tin cho người dân trở nên dễ dàng và hoàn toàn tự động. Người dân có thể tham gia kiểm soát chất lượng và kết quả công việc chi tiết đến từng chuyên viên qua phần mềm ISO điện tử ví dụ như tiến trình 1 cửa của cơ quan hành chính nhà nước và các thủ tục đã được giải quyết đến từng khâu như thế nào.. 
ISO điện tử hiện nay chia thành 2 dạng.
 - Dạng thứ nhất là các quy trình công việc ổn định trong một thời gian cụ thể, liên quan trực tiếp đến nhiều phòng ban/bộ phận, có sự tham gia của nhiều người. Trong những quy trình này, các  phòng ban/bộ phận tham gia vào công việc thường xuyên và ổn định, có quy định về thời gian thực hiện trong từng công đoạn cụ thể. Trong dạng này, quy trình tương đối ổn định, chỉ thay đổi khi có quy định, thông tư mới, phù hợp áp dụng giải quyết thủ tục hành chính ở từng cơ quan đơn vị. 
- Thứ hai là dạng công việc phát sinh và được phân công thực hiện theo thời gian không cố định. Khi phát sinh công việc thì xây dựng quy trình đó và triển khai vận hành theo quy trình vừa xây dựng. Dạng thứ hai hợp với những đơn vị quản lý công việc theo những đầu việc phát sinh và thường không cố định.
 Để triển khai ISO điện tử, tại các cơ quan, đơn vị cần phần phải đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đồng bộ. Tuy nhiên, với những đơn vị có khả năng tài chính lớn thì có thể triển khai vận hành ISO điện tử đồng bộ và nhất quán đến từng cán bộ, công chức, nhưng với những đơn vị khả năng tài chính còn hạn chế khi thực hiện thì chỉ cần đầu tư đến phòng ban/bộ phận là có thể triển khai ISO điện tử và việc đầu tư có thể phân thành giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế nguồn lực con người và tài chính của từng đơn vị.

 Tại thời điểm này, phần mềm ISO điện tử được một số tỉnh áp dụng thành công tuy nhiên các tỉnh đang áp dụng là phân hệ “Một cửa điện tử và Dịch vụ công trực tuyến” và phân hệ “Quản lý chất lượng ISO trực tuyến”. 
- Đối với phân hệ “Một cửa điện tử và dịch vụ công trực tuyến” giúp cơ quan/tổ chức, cá nhân có thể truy cập hoặc nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi thông qua mạng Internet. Cán bộ công chức của cơ quan quản lý đó sẽ tiếp nhận, theo dõi chặt chẽ tiến độ xử lý công việc, khi cần thiết thống kê báo cáo tình trạng công việc dễ dàng và nhanh chóng.
 - Đối với phân hệ “Quản lý chất lượng ISO trực tuyến” giúp quản lý các quy trình ISO đang được áp dụng tại cơ quan, đơn vị đi vào hoạt động. Phân hệ này giúp chuyển đổi số các quy trình khung của ISO; các thông tin, mẫu, biểu mẫu, quy trình quản lý ISO đều được mẫu hóa theo quy định. 
Đến nay, việc triển khai song song 2 phân hệ này với nhau đã hỗ trợ rất lớn không chỉ trong quá trình đánh giá chất lượng, mà còn giải quyết các thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị rút ngắn được thời gian và công sức làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức phụ trách quản lý ISO. Có thể nhận thấy,  qua chuyển đổi số các tiến trình công việc, công việc sẽ tự động được ghi nhận và tự động trích xuất các kết quả dưới hình thức biểu mẫu hoặc các bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào khi người có quyền truy cập là có thể tra cứu được thông tin chi tiết hoặc tổng hợp với nhiều chiều, nhiều dữ liệu khác nhau; giúp lãnh đạo nắm được kết quả thực hiện công việc chi tiết đến từng nhân viên, từng phòng, đơn vị và cả bộ máy thuộc quyền quản lý của mình.

Tóm lại, để áp dụng bài bản, thành công ISO thủ công hay ISO điện tử thì con người vẫn là thành phần quyết định chính để hệ thống vận hành theo đúng ISO đề ra. Triển khai ISO dù điện tử hay thủ công cũng phải đòi hỏi tính kiểm soát và các chế tài phù hợp nhằm đảm bảo bộ máy vận hành theo các tiêu chuẩn ISO. Nếu việc triển khai ISO điện tử đạt được kết quả tốt khi áp dụng trong tất cả các cơ quan/tổ chức quản lý nhà nước sẽ góp phần phát triển Chính phủ điện tử, từng bước xây dựng kinh tế số, chính phủ số, xã hội số phục vụ, vì nhân dân.

Viện Chất lượng ISSQ luôn sẵn sàng đồng hành cùng Công ty trong thời kỳ hội nhập và phát triển.

Hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0981851111 | 02422661111  hoặc vienchatluong@issq.org.vn | tcvn@issq.org.vn

Ngày đăng: 17/06/2022