So sánh ISO 9001:2015 thủ công và ISO điện tử - ưu điển và hạn chế

STT

Các Bước Thực Hiện

ISO Thủ Công

ISO Điện Tử

1

Xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống tài liệu được dự thảo, xem xét theo phương pháp thủ công như: đánh file word, in hoặc chuyển file bằng email để xem xét và in ấn.

Hệ thống tài liệu được đưa vào phần mềm đầy đủ từ các bước thực hiện; cán bộ tham gia các bước của quy trình đều được phân quyền vào máy tính và chuyển cho người có trách nhiệm thực hiện bước tiếp theo của việc xây dựng quy trình.
Việc xây dựng hệ thống tài liệu theo Hệ thống ISO điện tử giúp lãnh đạo hoặc người tham gia vào quy trình đều có thể xem xét mọi lúc, mọi nơi. Nội dung quy trình thể hiện trực quan giúp cho người dùng nắm bắt nhanh chóng, ít tốn kinh phí in ấn trong quá trình hoàn thành để lãnh đạo xem xét.

Phê duyệt hệ thống tài liệu
 

Sau khi hệ thống tài liệu được dự thảo và chuyển đại diện lãnh đạo chất lượng xem xét thì in và chuyển cho lãnh đạo cao nhất cơ quan ký phê duyệt.

Tài liệu sau khi được lãnh đạo chất lượng xem xét thì sẽ báo và chuyển đến lãnh đạo cao nhất cơ quan xem xét, phê duyệt một cách trực quan; sau khi phê duyệt bằng cách gắn chữ ký điện tử hoặc hệ thống sẽ báo tài liệu được phê duyệt thì chuyển qua trạng thái tài liệu đã có hiệu lực và được phân phối cho các bộ phận một cách tự động.

2

Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng

Áp dụng trên hệ thống văn bản, tài liệu

Quá trình thực hiện phải tuân thủ các bước soạn thảo và được trình ký duyệt bằng văn bản giấy và luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận tham gia vào quy trình để thực hiện.

Hệ thống ISO điện tử có các giao diện chính của nhóm chức năng quản lý, xử lý công việc giúp người thực hiện nhìn thấy một cách trực quan, tránh chậm trễ thời gian.
Quá trình thực hiện được lãnh đạo cơ quan hoặc người được phân công giám sát và biết được hồ sơ đang chậm trễ ở khâu xử lý nào của quá trình giải quyết công việc.
Hồ sơ được lưu và trích xuất theo chế độ tự động để có thể truy cập xem xét hoặc tham khảo mọi lúc, mọi nơi khi cần thiết.

Thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục các điểm không phù hợp

Định kỳ đánh giá nội bộ ít nhất 1 năm/1 lần. Cụ thể: Thành lập tổ hoặc đoàn đánh giá nội bộ, xây dựng chương trình đánh giá nội bộ và tổ chức đến từng bộ phận để đánh giá thực tế việc áp dụng hệ thống tài liệu của cơ quan.
Việc đánh giá bằng phương pháp ISO truyền thống thực hiện trong một năm rất ít vì mất thời gian cho người đánh giá cũng như bộ phận được đánh giá.
Hồ sơ đánh giá được bốc ngẫu nhiên trong một lượng hồ sơ nhất định vì thời gian, người đánh giá không đủ để thực hiện, dẫn đến chưa đánh giá được toàn diện giúp khắc phục và cải tiến hệ thống của cơ quan đó.

Ngoài việc tổ chức các đợt đánh giá thực tế thì Hệ thống ISO điện tử đã tự động ghi nhận quá trình thực hiện và tổng hợp tự động dưới dạng các báo cáo cung cấp các số liệu đo lường liên quan đến chất lượng thực hiện công việc (ví dụ thời gian đáp ứng, độ trễ…).
Ngoài ra, hệ thống cũng cung cấp cơ chế thực hành dễ dàng hơn các khâu tiếp nhận ý kiến từ phía nội bộ và khách hàng, ghi nhận những vấn đề chưa phù hợp của hệ thống chất lượng một cách trực quan giúp cơ quan đánh giá được toàn diện về quá trình thực hiện công việc để khắc phục và cải tiến hệ thống của cơ quan đó.

Họp xem xét của lãnh đạo
 

Tổ chức các cuộc họp xem xét của lãnh đạo, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng định kỳ hoặc đột xuất bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế tại cơ quan.

Hệ thống ISO điện tử sẽ ghi nhận và cảnh báo những vấn đề chưa phù hợp của hệ thống chất lượng giúp người sử dụng có thể phát hiện một cách trực quan và tiến hành họp xem xét kịp thời để bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế tại cơ quan.

 3

 Duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng

Cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng để áp dụng

 Khi có sự thay đổi các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc:
Nếu nội dung thay đổi không ảnh hưởng đến nội dung quy trình thì thực hiện sửa đổi và phê duyệt.
Nếu nội dung thay đổi ảnh hưởng đến nội dung quy trình thì thực hiện xây dựng, phê duyệt và ban hành lại quy trình.
Việc cập nhật các thay đổi tốn nhiều thời gian, phức tạp dẫn đến không đáp ứng kịp thời sau khi có văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực hoặc được thay thế.

 Hệ thống ISO điện tử dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy trình và biểu mẫu bằng cách cập nhật trực tiếp vào phần mềm và chuyển đến người có trách nhiệm xem xét và phê duyệt một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời sau khi có văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực hoặc được thay thế.