Lợi ích ứng dụng Hệ thống ISO điện tử vào doanh nghiệp

Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015 (ISO) trong hoạt động của doanh nghiệp là một trong những giải pháp quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng tạo tầm nhìn, triển vọng và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

1. Ứng dụng Hệ thống ISO điện tử trong doanh nghiệp

Việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trên môi trường mạng (gọi tắt là Hệ thống ISO điện tử) nhằm tiếp tục cải cách nền hành chính và hệ thống hóa quy trình xử lý công việc hợp lý, khoa học, hiện đại, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn và quy định của pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý điều hành và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Hệ thống ISO điện tử được gọi là phần mềm ISO hoặc phần mềm ISO điện tử, được triển khai ứng dụng vào doanh nghiệp với các bước thực hiện sau:

Bước 1: Khảo sát thực trạng

Rà soát đánh giá thực trạng hệ thống quản lý đang được ứng dụng tại doanh nghiệp bao gồm tài liệu, hồ sơ ISO được ứng dụng và duy trì.

Đánh giá cơ sở hạ tầng, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động giải quyết công việc hàng ngày tại doanh nghiệp.

Bước 2: Tạo tài khoản và hướng dẫn sử dụng

Đơn vị cung cấp giải pháp sẽ tạo tài khoản cho Lãnh đạo, nhân viên có liên quan và hướng dẫn sử dụng các chức năng của Hệ thống ISO điện tử.

Bước 3: Xây dựng và ứng dụng ISO điện tử

Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của Lãnh đạo và nhân viên, người dùng (user) sẽ được phân quyền khác nhau để thực hiện các chức năng của phần mềm. Về cơ bản, tài khoản của nhân viên thực hiện soạn thảo tài liệu, hồ sơ liên quan đến bộ phận mình. Tài khoản của lãnh đạo được dùng để xem xét, phê duyệt tài liệu, hồ sơ tương ứng.

Bước 4: Công bố/Công bố lại phù hợp với tiêu chuẩn ISO

Phần mềm ISO giúp doanh nghiệp thiết lập đính kèm hồ sơ làm bằng chứng. Việc này sẽ giúp lãnh đạo đánh giá được kết quả thực hiện và duy trì áp dụng ISO tại đơn vị, tiết kiệm được thời gian kiểm tra, đánh giá.

Bước 5: Duy trì, cải tiến, nâng cấp ISO điện tử

Hệ thống ISO điện tử cung cấp các thông báo nhắc việc để người dùng theo dõi và nắm bắt được các công việc cần thực hiện đúng thời gian quy định.

Cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan vào quy trình tương ứng thông qua Phần mềm ISO điện tử và chuyển đến lãnh đạo xem xét và phê duyệt nhanh chóng phù hợp với hiệu lực thi hành của văn bản pháp quy.

Cập nhật các hồ sơ liên quan quá trình ứng dụng và duy trì ISO tại doanh nghiệp khi có thay đổi, bổ sung.

Định kỳ đánh giá nội bộ và họp xem xét lãnh đạo với sự hỗ trợ từ Hệ thống ISO điện tử. Đây là cơ sở quan trọng để các cơ quan có thẩm quyền ban hành Công bố lại phù hợp tiêu chuẩn ISO.

2. Lợi ích khi ứng dụng Hệ thống ISO điện tử trong doanh nghiệp

- Quản lý tài liệu

Phần mềm ISO cho phép người dùng tạo tài liệu, cập nhật và khai thác các tài liệu ISO của doanh nghiệp.

Tài liệu được cập nhật vào Hệ thống ISO điện tử với nhiều cách thức khác nhau như: tài liệu đã hoàn chỉnh được cập nhật lên hệ thống hoặc soạn thảo tài liệu trực tiếp trên phần mềm với quy trình soạn thảo →   xem xét → phê duyệt. Trong đó lãnh đạo, nhân viên được phân quyền theo chức năng nhiệm vụ. Quá trình soạn thảo sẽ được tất cả thành viên trong doanh nghiệp góp ý trên cửa sổ thao tác.

Tra cứu quy trình theo nhiều tiêu chí khác nhau thuận lợi cho tham khảo, khai thác cơ sở dữ liệu.

Soạn thảo tài liệu trên Hệ thống ISO điện tử giúp người dùng tham gia vào quá trình này mọi lúc mọi nơi, thông qua các cửa sổ trực quan giúp tiết kiệm được chi phí in ấn, quản lý được thời gian thực hiện thao tác. Sau khi phê duyệt, tài liệu sẽ có hiệu lực và có thông báo bằng email đến người có liên quan.

Quá trình xây dựng tài liệu được theo dõi tiến độ và có thông báo chậm trễ khi không hoàn thành đúng thời gian.

- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng

Công khai phương châm hành động thể hiện cam kết với đối tác/khách hàng.

Thiết lập mục tiêu (tiêu chí đo lường, biện pháp thực hiện ..) và định kỳ đánh giá kết quả để có hướng xử lý.

- Phân tích rủi ro, bối cảnh của tổ chức

Thiết lập bối cảnh tổ chức, bảng phân tích rủi ro và theo dõi hành động giải quyết.

Giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trong doanh nghiệp

Hệ thống ISO điện tử song song “một cửa” giúp Lãnh đạo, nhân viên thực hiện kiểm tra/tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả đúng quy định về mặt thành phần hồ sơ, thời gian. Hệ thống ISO điện tử sẽ thống kê và hiển thị tỷ lệ hồ sơ giải quyết (từ khâu tiếp nhận, quá trình xử lý hồ sơ đúng hạn, quá hạn, gia hạn ...) của doanh nghiệp một cách trực quan tại mọi thời điểm giúp lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên nắm bắt thông tin và có biện pháp xử lý phù hợp.

- Thực hiện đánh giá nội bộ, họp xem xét của lãnh đạo

Đánh giá nội bộ sẽ được kết hợp song song giữa thực tế và Phần mềm ISO điện tử giúp doanh nghiệp đánh giá đúng thời gian và đạt chất lượng. Hồ sơ sau khi đánh giá nội bộ được hoàn thiện nhanh chóng và đầy đủ.

Hệ thống ISO điện tử cung cấp nhanh chóng các biểu mẫu, checklist giúp doanh nghiệp tiến hành đánh giá nội bộ, họp xem xét lãnh đạo một cách chặt chẽ, đúng quy định.

Ngày đăng: 25/03/2022