Hiểu về chu trình PDCA trong hệ thống quản lý

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) hay còn gọi là Vòng tròn quản lý chất lượng được xây dựng và phát triển từ năm 1950 do Wiliam Edwards Deming – chuyên gia quản lý chất lượng hàng đầu thế giới sáng lập.

Vòng tròn hay chu trình PDCA

Chu trình PDCA là phương pháp nằm giúp con người nhận diện những nguyên nhân gây ra việc sản phẩm không đạt được sự mong đợi của khách hàng. Do đó phương pháp của Edwards Deming đã giúp được cho rất nhiều tổ chức kinh doanh phát triển các chiến lược cụ thể để thay đổi, tạo ra các thử nghiệm rồi đưa đến cải tiến để thích nghi vớ sự biến động của thị trường. Vì sự quan trọng của chu trình PDCA cũng như sức ảnh hưởng của Edwards Deming mà người ta còn gọi chu trình PDCA với cái tên “chu trình Deming”.

Theo các tài liệu trước đây ghi lại, thực ra nguyên bản của vòng tròn PDCA là vòng tròn có tên PDSA (Plan-Do-Study-Act) của ông Edwards Deming tạo ra. Sau này, với sự thành công và tầm ảnh hưởng của vòng tròn PDSA đã được người Nhật cải tiến thành vòn tròn PDCA. Người Nhật cũng đã thông tin rằng họ lấy ý tưởng vòn tròn PDCA từ ông Deming. Do vậy mà ngày nay, người ta thường gán vòn tròn PDCA là của ông Deming.

Mục đích của PDCA

PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, dần dần chu trình này hướng đến sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng nghỉ. Ngày nay vòng tròn quản lý chất lượng là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 14001, ISO 21001…

Vòng tròn Deming có thể áp dụng được trong mọi lĩnh vực, mọi tổ chức một cách có hiệu quả. Hãy thử vận dụng nó trước tiên vào chính ngay những công việc thường nhật của bạn, khi đó tin chắc rằng bạn sẽ thu được những kết quả mong muốn.

 

Các giai đoạn của chu trình

Trong một tổ chức, khi xây dựng và áp dụng bất cứ hệ thống nào, thì lãnh đạo là bộ phận chủ chốt và tiên phong. Khi thực hiện chu trình PDCA; vai trò của lãnh đạo cũng được đặt ở vị trí trung tâm nói lên tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện chu trình PDCA.

PDCA có 4 giai đoạn chính tương ứng với 4 cái tên: Plan – Do – Check – Act

1. PLAN: Lập kế hoạch, định hướng

Chính sách, mục tiêu của mỗi doanh nghiệp cần được xác định bởi ban lãnh đạo, dựa trên sự tổng hợp, phân tích dữ liệu, thông tin. Sau khi đã xác định được mục tiêu và nhiệm vụ cần phải lựa chọn phương pháp, cách thức để đạt mục tiêu đó một cách tốt nhất, hiệu quả nhất.

2. DO: Thực hiện kế hoạch

Sau khi đã xác định nhiệm vụ và chuẩn hóa các phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ đó, người ta tổ chức bước thực hiện công việc. Chúng ta sẽ tiến hành thử nghiệm ở phạm vi nhỏ, tiêu biểu. Giai đoạn này sẽ giúp đánh giá sự thay đổi và đánh giá phương án của tổ chức có đạt được kết quả như mong muốn hay không. Nhưng trong thực tế công việc, nhiều khi các quy định, quy chế chưa đáp ứng hay phù hợp hoàn toàn với các vấn đề phát sinh.

3. CHECK: Kiểm tra kết quả thực hiện.

Trong quản lý chất lượng điều không thể thiếu là công tác kiểm tra kết quả thực hiện. Đây là bước chúng ta phân tích kết quả của quá trình thực hiện nhằm xác định công tác có đạt hiệu lực, hiệu quả hay không và phát hiện những điểm chưa phù hợp/ sai/ thiếu để có phương án cụ thể cho công tác quản lý tiếp theo.

Trong chu trình PDCA, Check là một bước rất quan trọng, chúng ra chỉ chuyển sang giai đoạn tiếp theo khi đã có trong tay một giải pháp thóa đáng nhất, nếu không thì cần lặp lại phần Do và Check để tìm thêm giải pháp giải quyết vấn đề.

4. ACTION: Hành động phương án đã lựa chọn

Đây là bước các tổ chức triển khai, áp dụng phương án đã thực hiện ở toàn bộ quá trình trước đây cho toàn bộ tổ chức của mình. Đồng thời thực hiện song song cùng hai biện pháp phòng ngừa và khắc phục trong các biện pháp quản lý để đem lại kết quả cao nhất.

Lợi ích khi áp dụng chu trình PDCA

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý thì chu trình PDCA là một công cụ quan trọng không thể thiếu.  Chu trình PDCD khi áp dụng phải được thực hiện xuyên suốt trong hoạt động của từng người, từng khâu trong hệ thống quản trị của tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể, khi áp dụng PDCA vào hệ thống quản lý, doanh nghiệp sẽ nhận được các lợi ích:

- Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường;

- Là cơ sở giúp các quy trình được cải tiến liên tục để đạt được mục tiêu đề ra;

- Theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả, toàn diện;

- Giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn với một dự án nhất định theo nhiều cách;

- Nâng cao hiệu suất lao động của đội ngũ cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp;

Viện Chất lượng ISSQ luôn sẵn sàng đồng hành cùng Công ty trong thời kỳ hội nhập và phát triển.

Hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline:   0981851111 | 02422661111  hoặc vienchatluong@issq.org.vn | tcvn@issq.org.vn

Ngày đăng: 15/1/2022